En momentos de crisis como el que atravesamos todas las medidas son pocas para reducir costes, agilizar la gestión y hacer más productiva nuestra pequeña o mediana empresa.
Una de las alternativas de gestión por la que ya han optado muchos negocios es la factura electrónica, cuyo uso es más sencillo de lo que los usuarios sospechan. Tiene la misma validez que la emitida en papel con ventajas añadidas, como la inmediatez, la sencillez y un buen control de las compras y ventas.
Para utilizarla se necesita disponer de firma electrónica. Así como cualquier otro documento digital, el facturador cumplimenta la factura en el ordenador -para lo cual puede dotarse de una plantilla pro-forma que sólo necesita número, fecha, concepto y cantidades-, después ha de enviársela al facturado mediante correo electrónico y conservarla en soporte informático para futuros usos.
Las facturas electrónicas pueden emitirse en diferentes formatos -doc, xml, pdf, html, txt...-, siempre que se respete el contenido exigible a cualquier factura. Tanto las personas físicas como las jurídicas pueden facturar electrónicamente, pero para ello es imprescindible disponer de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.
La obtención de este certificado no ha de correr directamente a cargo del emisor, sino que éste puede delegar la firma en un tercero. Y para obtener la certificación de usuario ni siquiera hay que moverse del ordenador, basta con entrar a través de Internet en la página de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, en la dirección: http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=obtain_cert y gestionarlo desde allí.
Para el emisor, los requisitos legales exigibles en la facturación electrónica son:
• Tener consentimiento previo de ambas partes, cosa que podría cambiar en el futuro
• Garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, gracias al certificado digital
• Almacenar las facturas digitalmente, tal y como fueron enviadas, incluyendo la firma electrónica, y hacerlo a través de carpetas que faciliten su búsqueda, visualización e impresión, en caso de inspección
• Proporcionar al receptor el software para validar la firma electrónica .
Por su parte, el receptor tiene la obligación de:
• Disponer del software necesario para la validación de la factura
• Almacenar las facturas recibidas digitalmente, incluyendo la firma
• Disponer de modos de acceso completo a los datos
Entre las ventajas de esta nueva herramienta tecnológica está la seguridad, en la medida en que el certificado digital dota a las facturas de garantías de integridad y autenticación del emisor; la agilidad, porque permite reducir los tiempos de gestión de forma considerable; la simplificación de la gestión, contabilidad, archivo...; y, por supuesto, el ahorro de costes, que puede llegar hasta 0,75 euros por factura.
A todo esto, se podría añadir la rapidez del proceso, la mejora en la calidad del servicio al cliente, la eficiencia y, desde luego, beneficios medioambientales nada despreciables, si se tiene en cuenta que sólo en España se generan cada año más de medio billón de facturas. En cualquier caso, para poder implantar la facturación electrónica se necesitan aplicaciones informáticas que permitan al usuario adjuntar su firma a la factura y al receptor verificar la autenticidad e integridad de las facturas.
Generalmente, no se trata de un proceso tecnológico complicado, salvo cuando la facturación electrónica debe integrarse con el resto de sistemas de información de la empresa, relacionados sobre todo con los ciclos de aprovisionamiento -pedido, albarán, factura- o de pago - validación, autorización, orden y control de pago-. De cualquier forma, la factura electrónica es una alternativa más, nada despreciable para las PYMES, que en los momentos que corren han de hacer uso de todos medios para agilizar trámites y reducir costes.
No hay comentarios:
Publicar un comentario